Dengan adanya enhancement ini, terdapat dampak pada beberapa modul di ESB Core, serta terdapat fitur baru di mana User belum memiliki panduan penggunaan. Oleh karena itu, diperlukan dokumentasi terkait enhancement tersebut untuk memudahkan pengguna dalam memahami dampak dan fitur baru yang ada di ESB Core.
Cost Center
Cost Center merupakan salah satu fitur pada ESB Core yang memungkinkan User mencatat individu atau departemen yang akan mengelola biaya terkait operasional. Cost Center dapat digunakan pada fitur-fitur berikut:
Purchase Request
Purchase Order
Purchase Invoice
Simple Purchase
Goods Transfer Request
Goods Delivery
Goods Receipt
Simple Transfer
Cash Payment
Disbursement
Goods Receipt Return
Purchase Return
Goods Delivery
Import Document
General Journal
General Ledger
Memorial Journal
Document Template (Document Template Type = Purchase Request)
Purchase Recapitulation Report
Purchase Order Actuation Report
Purchase Order Actuation Detail Report
Purchase Request Report
Purchase Request Actuation Report
Purchase Request Realization Report
Purchase Invoice Report (Report Mode Detail)
General Ledger Report
Disbursement Report
Cash Payment Report
Goods Receipt Recapitulation Report
Purchase Return Report
Budget Relocation Report
Budget Detail Report
Budget Actuation Report
Mode Summary
Mode Detail
Budget Increase/Decrease Report
Budget Allocate Report
Project
Project merupakan salah satu fitur pada ESB Core dimana user dapat mencatat project yang ada. Project yang telah dibuat dapat dipakai pada fitur:
Purchase Request
Purchase Order
Purchase Invoice
Simple Purchase
Goods Transfer Request
Goods Delivery
Goods Receipt
Simple Transfer
Cash Payment
Disbursement
Goods Receipt Return
Purchase Return
Goods Delivery
Import Document
General Journal
General Ledger
Memorial Journal
Purchase Recapitulation Report
Purchase Order Actuation Report
Purchase Order Actuation Detail Report
Purchase Request Report
Purchase Request Actuation Report
Purchase Request Realization Report
Purchase Invoice Report (Report Mode Detail)
General Ledger Report
Disbursement Report
Cash Payment Report
Goods Receipt Recapitulation Report
Purchase Return Report
Budget Actuation Report Mode Detail
Project Report
Project Report merupakan report dimana user dapat melihat project yang dipakai dalam suatu transaksi. User dapat mengakses Project Report dengan memilih fitur Report > Budgeting > Project Report.
Notes: Project Report hanya dapat dibuka jika User telah mempunyai akses View untuk Project Report pada Master User Role.
Pada Project Report akan menampilkan data sesuai dengan filter yang digunakan diantaranya:
Number, merupakan nomor urut dari data yang tampil
Transaction Date, merupakan tanggal transaksi dilakukan
Transaction Type, merupakan jenis transaksi yang dilakukan
Transaction Reference Number, merupakan nomor transaksi
Branch, merupakan nama outlet yang melakukan transaksi
Cost Center, merupakan nama cost center yang ada pada transaksi
Project, merupakan nama project yang ada pada transaksi
Amount, merupakan jumlah total transaksi
Status, merupakan status terakhir dari transaksi
Berikut tampilan Project Report ketika:
Search
Download Report
Budget Plan
Budget Plan merupakan salah satu fitur pada ESB Core dimana user dapat mencatat perencanaan keuangan anggaran masuk dan keluar untuk branch. Budget Plan dapat diakses melalui Budget > Budget Plan.
User tidak dapat mengakses fitur Budget Plan menggunakan akses dari fitur Budget Plan sebelumnya, user diharuskan untuk mempunyai akses fitur Budget Plan terbaru sehingga dapat menggunakan Budget Plan.
Budget Detail
Budget Detail merupakan salah satu fitur pada ESB Core dimana user dapat mencatat perencanaan keuangan anggaran masuk dan keluar untuk branch. Budget Detail dapat diakses melalui Budget > Budget Detail.
Logic Budgeting
Pengguna dapat membuat Budgeting dengan menentukan periode budget, limitasi budget, dan memetakan Branch, COA, dan Cost Center.
Dokumen yang dibuat pengguna dalam rentang tanggal detail Budget akan terhubung dengan Budget, asalkan Branch, COA, dan Cost Center yang dipilih memiliki nilai budget.
Ketika pengguna membuat dokumen dalam periode tanggal budget dan terdapat data Branch, COA, dan Cost Center Produk yang sesuai dengan Detail budget maka Remaining Budget akan dihitung.
Remaining Budget dihitung dengan rumus:
Remaining Budget = Amount Outstanding Budget - Amount Total $Dokumen
Contoh:
Amount Outstanding Budget = Rp. 5.000.000
Amount Total $Dokumen = Rp. 3.000.000
maka sisa budget yang dapat digunakan untuk transaksi $Dokumen Selanjutnya adalah Rp. 2.000.000
Notes: dari contoh diatas apabila status dokumen $Dokumen nya New/Waiting For Approval, secara budgeting belum terpotong.
Untuk logic budgeting berikut berlaku pada beberapa transaksi($Dokumen) diantaranya:
Purchase Order, dimana jika Purchase Order berstatus Authorized, nilai amount outstanding budget akan terpotong secara sementara (Park Budget). Apabila status dokumen Purchase Order menjadi Finished, maka budget akan langsung terpotong.
Goods Receipt, jika status dokumen Goods Receipt Authorized, maka budget akan langsung terpotong. Hanya akan terpotong untuk produk yang mempunyai category Inventory
Purchase Invoice, jika status dokumen Purchase Invoice Authorized, maka budget akan langsung terpotong. Hanya akan terpotong untuk produk yang mempunyai category Non Inventory
Simple Purchase, jika status dokumen Simple Purchase Authorized, maka budget akan langsung terpotong.
Cash Payment, jika status dokumen Cash Payment Released, maka budget akan langsung terpotong.
Disbursement, jika status dokumen Disbursement Authorized, maka budget akan langsung terpotong.
Simple Transfer, jika status dokumen Simple Transfer Authorized, maka budget akan langsung terpotong. Hanya akan terpotong untuk produk yang mempunyai category Inventory
Memorial Journal, jika status dokumen Memorial Journal Authorized, maka budget akan langsung terpotong.
Employee Reimbursement, jika status dokumen Employee Reimbursement Authorized, maka budget akan langsung terpotong.
Goods Receipt Return, jika status dokumen Goods Receipt Return Authorized, maka budget akan dikembalikan berdasarkan tanggal document Goods Receipt Return dibentuk
Purchase Return, jika status dokumen Purchase Return Authorized, maka budget akan dikembalikan berdasarkan tanggal document Goods Receipt Return dibentuk
Dashboard Budgeting
Dashboard Budgeting merupakan dashboard pada ESB yang berfungsi untuk memantau pergerakan budget yang ada pada budget detail number sesuai dengan masing-masing coa yang digunakan. Untuk mengakses Dashboard Budgeting dapat dengan memilih Fitur Dashboard -> Budgeting
Pada Dashboard Budgeting akan menampilkan data sesuai dengan filter yang digunakan diantaranya:
Budget Plan Number, merupakan nomor perencanaan budget
Budget Plan Period, merupakan periode budget yang tersedia berdasarkan budget detail number yang dipilih
Account, merupakan akun yang dapat digunakan untuk menggunakan budget
Description, merupakan nama akun yang digunakan
Branch, merupakan nama outlet yang dapat menggunakan budget
Cost Center, merupakan nama cost center yang menangani budget pada outlet
Currency, merupakan mata uang yang dari budget
Initial Budget, merupakan nilai budget awal pada account
Park Budget, merupakan nilai budget yang akan dipakai dan belum terpotong
Adjustment Budget, merupakan nilai budget yang disesuaikan
Actual Budget, merupakan nilai budget yang telah digunakan
Remaining Budget, merupakan nilai budget yang tersisa
Additional Info, merupakan informasi tambahan yang ada pada akun yang ada pada outlet
Berikut tampilan Budgeting Dashboard ketika:
Search
Download Report
Budget Actuation Report
Pada Budget Actuation Report ketika mode dipilih detail, terdapat penambahan pilihan pada kolom Transaction Type diantaranya:
Goods Receipt Return
Purchase Return
Employee Reimbursement
Terdapat validasi ketika show atau download report dengan memilih Transaction Type:
Goods Receipt Return atau Purchase Return dimana
Kolom Transaction Amount akan bernilai Positif
Kolom Remaining Budget akan bertambah dari nilai Transaction Amount
Employee Reimbursement dimana
Kolom Transaction Amount akan bernilai Negatif
Kolom Remaining Budget akan berkurang dari nilai Transaction Amount
Transaction Log Report
Pada Transaction Log Report untuk kolom Transaction Type terdapat penambahan pilihan yaitu Project Report dimana akan mencatat hal yang terjadi pada Project Report
Pada Transaction Log Report dengan Transaction Type Project Report akan menampilkan data sesuai dengan filter yang digunakan diantaranya:
Number, merupakan nomor urut dari data yang tampil
Log Time, merupakan tanggal dan waktu terdapat kegiatan pada Project Report
Transaction Type, akan terisi dengan “Project Report”
Description, merupakan kegiatan yang terjadi pada Project Report
Before Value, akan terisi dengan “-”
After Value, merupakan kegiatan yang terjadi pada Project Report dimana terdapat informasi:
reportDate, merupakan periode yang dipilih
dateFrom, merupakan tanggal awal yang dipilih
dateTo, merupakan tanggal akhir yang dipilih
selectedBranchText, merupakan teks yang ada pada kolom branch
branchID, merupakan nomor urut dan ID dari branch yang dipilih, dapat tampil lebih dari 1
transactionTypeProject, nomor urut dan nama tipe transaksi yang terdapat project, dapat tampil lebih dari 1
transactionRefNum, merupakan nomor transaksi yang dimasukkan
status, merupakan nomor urut dan ID status yang dipilih , dapat tampil lebih dari 1
costCenterID, merupakan nomor urut dan ID cost center yang dipilih, dapat tampil lebih dari 1
projectID, merupakan nomor urut dan ID project yang dipilih, dapat tampil lebih dari 1
Reference Number, akan terisi dengan “#”
Status, merupakan status terakhir dari transaksi
Berikut tampilan Transaction Log Report dengan Transaction Type Project Report ketika:
Search
Download Report
